導入事例 CASE STUDY

請求作業の無駄を徹底排除!
ラシクラによる情報管理がチームを繋ぎ、支援の質向上にも貢献

請求作業の無駄を徹底排除!<br>ラシクラによる情報管理がチームを繋ぎ、支援の質向上にも貢献
株式会社BowL
眞謝 寿賀子 様
松門 協 様

導入背景

  • 請求担当者の業務時間、心理的負荷の軽減
  • 属人的かつ分散した情報管理によるヒューマンエラーの防止

効果

  • 月30分で請求業務が完了し、請求担当者の残業はほぼゼロに
  • 充実したサポート体制によって、請求担当者の心理的負荷を軽減
  • 情報の一元管理によって、スタッフ同士のコミュニケーションが円滑に
  • アラート機能の活用し、ヒューマンエラーを削減

ラシクラ導入の背景について教えてください。

眞謝:請求業務を担当しているのですが、日々業務に追われていると作業に集中できず、業務時間外や休日を使っていました。また、弊社では月次決算を行っていて、月初2営業日までに正確な請求金額を確定させなければならないというプレッシャーもありました。そんな状況を見兼ねて、業務時間や心理的負荷を軽減できないかと会社が動いてくれたのがきっかけでした。

新たなシステムの導入に対して、抵抗はありませんでしたか?

松門:元々利用者さんの実績は独自のスプレッドシートで管理していたため、ラシクラへの入力に慣れるまでは戸惑うスタッフもいました。また、ラシクラ導入前は利用者日報を書いていなかったので、利用者さんにも入力を習慣化させる必要がありましたね。

眞謝:支援スタッフの運用については、松門が主体となって進めてくれたおかげでスムーズ進みました。「利用者さんの様子を見ていて気付いたことがあれば記入するように」と声がけをしたり、ラシクラに入力する時間を一律で設けたり。日々の支援業務に組み込んでいくことで、習慣化されていきました。

松門:そうですね。僕がまずラシクラの入力方法を一通りマスターして、業務日報の入力以外を全て引き受けました。スタッフたちが使い方に慣れてきた段階で、利用者情報の入力やスケジュール管理などを他のスタッフにもレクチャーしていって。

スタッフとしては、できることが少しずつ増えていく感覚だったと思うので、導入時の負担や抵抗感は軽減できたのではないかと思います。

利用者日報の入力についても何か工夫をされましたか?

眞謝:利用者さんについても、最初は慣れるまで、一律でラシクラを入力する時間を設けてお願いしていましたね。

松門:まず、既存の利用者さんに使い方をレクチャーして、その後新しい人が入ってきたら、利用者さん同士で使い方を教え合うという循環を自然に作ることができたので、スタッフとしては大きな負担はありませんでした。

環境整備という面では、ラシクラ専用のPCを準備して、朝通所したらをすぐにラシクラを立ちあげられるようにしました。今では利用者さんにとって、ラシクラの存在は当たり前になっています。

ラシクラの導入後、具体的にどのような変化がありましたか?

眞謝:導入前は、スプレッドシートへ入力した実績を簡易入力システムへ打ち直して、請求明細の金額を確認するという一連の作業に丸2日かかっていました。

導入後は、支援スタッフが日々入力している情報を最終チェックして、ボタンを押せば請求データを作成できるので、導入初期の頃は2時間、なんと現在は毎月30分あれば伝送を完了させることができています!

松門:最初はあまりにも簡単に請求額の計算ができるので、ラシクラで表示される請求金額をなかなか信じることができなくて(笑)。伝送する前にかなり細かくチェックしていたので、時間もかかっていました。結果、全てラシクラが当たっていたので、安心して使えるようになっています。

眞謝:また、ラシクラ導入前は複数のスプレッドシートで情報を管理していたのですが、ラシクラ上で一括管理を始めたことで、情報を探しに行く手間が省けるようになりました。

具体的には、毎月受給者証の期限をスプレッドシートで確認していたのですが、ラシクラではアラートが挙がるので、時間をかけずに期限切れを防ぐことができています。

その結果、私自身の業務時間は残業や休日出勤がほぼゼロになり、結果として電気代や光熱費の削減にも繋がっているんです。

松門:導入前は、加算の登録や初期加算の入力漏れなど、頻繁にミスが発生していたので、ラシクラで管理することで、ヒューマンエラーが防止できているのもありがたいですね。

眞謝:その他にも、 請求業務の時間が短縮されたことで、当該月の実績が早く出るようになり、余裕を持って当月を振り返れるようになりました。その結果、次月の目標設定や課題に向けた取り組みについても、しっかり話し合うことができています。

「請求の業務効率化」以外の面で、便利に使っている機能はありますか?

松門:スタッフ同士の情報共有に役立っていますね。外出していた場合でも、業務日報や利用者日報を見ることでプログラムに参加した様子が把握できますし。

特に、利用者日報は支援に役立っていて、日報の記入量によって、様子を見るだけでは分からない体調や気分の波に気づけるようになりました。

利用者さんにとっても気づきを言語化する良い機会になっているようで、復帰前に利用者日報を見返したいという方がいたり、自分自身がグループワークで発言できなかったモヤモヤを日報に書くことで消化して帰っているという方もいます。

眞謝:他にも、数字全般が見やすくなりました。予定数や実績、欠席率なども集計されていているので、分析する材料として活用できています。

松門:数字管理の面では、翌月のスケジュールを利用者さんに入力してもらうことで、通所日数を事前に把握できるので、売り上げの予測が立てやすいですね。

以前はグーグルフォームを使って、利用者さんにスケジュールを入力してもらい、集計結果を予定表に貼り付けて、関数を使って参加人数をカウントする・・という方法で管理していたので、とても楽になりました。

費用対効果について、率直なご意見を聞かせてください。

眞謝:請求業務を中心として、かなりの時間が削減されていますし、費用対効果としては良い結果が出ていると思います。

松門:そうですね。実績ごとに加算がついたり、上限値のある加算については、みらいかでアラートが出るためにミスを防げるようになり、チェック作業も不要になりましたし。

眞謝:これまでは請求でエラーが発生しても誰にも相談できなかったので、操作方法や請求作業について、サポートしてもらえたことで、心の負担も大きく減りました。

松門:よくある質問をまとめたFAQサイトを作ってくれたことも助かりました。月半ばの請求確定に関する操作方法など、たまにしか発生しない分、一度やり方を聞いても忘れてしまうので、サポートした内容を残してくれるのは助かっています。

眞謝:加えて、私は機械に弱いんですね。なので、最初は請求データが流し込まれる仕組みが分からなくて、一つ一つのボタンを押すことが怖かったのですが、操作方法に関するマニュアルを準備して下さったことで、この通りにやれば大丈夫なんだという安心感に繋がりました。

松門:BowLでは独自の使い方になってしまうのですが、ジョブコーチ支援を行っていて、その実績管理でもラシクラを活用できているのはありがたいですね。

※ジョブコーチ支援とは(参照:厚生労働省HP)

今後のラシクラに期待することを教えていただけますか?

松門:行政に提出する書類の作成に役立つ機能が増えたら嬉しいですね。具体的には、年度初め発生する報酬単価の算出などです。就労定着の割合などが一目でわかると便利だなと思います。

眞謝:ラシクラ上でデータの分析をしたいですね。プログラムの参加率や欠席率など、利用者さんの状況を数値で分析しているので、月単位で支援に活用できそうなデータが出力できるようになったらいいなと思っています。

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